ما هي الطرق المثلى لإدارة الاجتماعات، وكيف يمكن ضمان نجاحها؟ هذه الأسئلة تتبادر إلى أذهان العديد من القادة والمديرين خلال فترة الاجتماعات، وقد تصبح مشكلة للبعض الذين يعانون من القلق الاجتماعي. من خلال منصتنا، نستعرض لكم أبرز استراتيجيات إنشاء اجتماع ناجح.
استراتيجيات إدارة الاجتماعات بفعالية
ليس كل مدير يملك المهارات اللازمة للإدارة، كما أن ليس كل محترف يمكنه أن يصبح مديرًا. هناك خطوات رئيسية يجب اتباعها قبل انطلاق الاجتماع، وهذه الخطوات تشمل:
1- مرحلة التحضير للاجتماع
تشمل هذه المرحلة نقاطًا أساسًا يتم تنظيمها من قبل القائمين على الاجتماع، وهذه النقاط تتضمن:
- تحديد نوع الاجتماع: يمكن أن يتنوع موضوع الاجتماع، بدءًا من اتخاذ قرارات جديدة وصولاً إلى تعديل بعض الشروط أو مناقشة أمر محدد.
- تحديد الحضور: يجب أن يكون المشاركون له علاقة وثيقة بموضوع الاجتماع، لأن الحضور الزائد قد يؤدي إلى إضاعة الوقت دون أي فائدة.
- إعداد جدول الأعمال: وضع جدول زمني محدد يوفر للمنظم القدرة على إدارة الاجتماع بكفاءة ويساعد على الانتهاء منه في وقت أقصر.
2- مرحلة أثناء الاجتماع
هناك مجموعة من التعليمات التي يجب على المشاركين الالتزام بها، وهي كالتالي:
- توضيح جدول الأعمال: يجب أن يكون الجميع على علم بسبب انعقاد الاجتماع وما النتائج المتوقعة، كما يمثل جدول الأعمال مرجعًا للنقاش، مما يتيح العودة إلى المحور الرئيسي في حال انحرف النقاش.
- الالتزام بالوقت: من الضروري بدء الاجتماع في موعد محدد والانتهاء في الوقت المتفق عليه، لأن التأخير يؤثر سلبًا على تركيز الحضور.
- إنهاء الاجتماع بخطة عمل: عند انتهاء الاجتماع، يجب أن يتم تلخيص النقاش وتحديد الخطوات القادمة التي يجب اتخاذها.
3- مرحلة ما بعد الاجتماع
تتضمن هذه المرحلة مجموعة من النقاط المهمة التي يفضل اتباعها بعد انتهاء الاجتماع، منها:
- توثيق محتويات الاجتماع: يتطلب الأمر كتابة ملخص للملاحظات والأفكار التي تم طرحها، سواء من المدير أو من المشاركين، للاستفادة منها لاحقًا.
- البقاء على تواصل بعد الاجتماع: من المهم الاستمرار في التواصل بين الموظفين والمدير للاستفسار عن أي نقاط غير واضحة لضمان تنفيذ الخطط بشكل فعّال.
- متابعة الأداء: يجب على المدير أو المسؤولين متابعة أداء الفريق والتحقق من فهمهم لمضمون الاجتماع.
أنواع الاجتماعات
توجد اختلافات كبيرة بين أنواع الاجتماعات تعتمد على الموضوع المطروح، ومن هذه الأنواع:
- اجتماعات تحديث الحالة: تهدف إلى معالجة مشكلات الاتصال، لكنها قد تستهلك الوقت، لذا تلجأ الشركات لهذا النوع لحل القضايا الطارئة.
- اجتماع توليد الأفكار: يهدف إلى جمع أكبر عدد من المعلومات القابلة للتطبيق لصالح الشركة، وعادةً ما يتطلب هذا النوع من الاجتماعات وقتًا أطول للوصول إلى قرارات مثلى.
- اجتماع حل المشكلات: يعتمد هذا النوع على تفاعل المدير والمشاركين لحل قضايا معينة قد تواجهها الشركة، سواء كانت مشاكل مع عملاء أو صعوبات مالية.
كيفية إدارة الاجتماعات بفاعلية
هناك بعض المبادئ التي يجب على المنظم اتباعها لتحقيق أهداف الاجتماع دون وقوع أخطاء، وتشمل:
- التحضير الجيد: ينبغي على المنظم أن يكون مستعدًا بشكل جيد قبل الاجتماع، من خلال تنظيم الخطط والمواضيع المطروحة للنقاش.
- البحث عن موضوع هام: يجب عدم انعقاد الاجتماعات إلا في حال وجود قضية تستحق النقاش.
- اختيار المشاركين: تحديد من سيدعى للاجتماع بدقة، وعدم الدعوة بشكل عشوائي.
- شمول الجميع: يجب عدم استبعاد أي شخص قد يساهم بفكرة إيجابية في الاجتماع، حيث يمكن أن تؤدي أفكارهم إلى تحسين مسار العمل.
- تجنب إضاعة الوقت: يجب التركيز على النقاط المهمة، والابتعاد عن الحوار الغير مفيد قدر المستطاع.
تُعد الاجتماعات من أهم الأنشطة التي تقوم بها الشركات في فترات زمنية محددة، حيث تجعل المدير أو المسؤول عن الموظفين أكثر قربًا من الفريق، مما يزيد من الإنتاجية ويساعد في طرح أفكار جديدة ومبتكرة.
