تتنوع أنواع مستندات الأعمال بشكل كبير، حيث تلعب المستندات دوراً جوهرياً في جميع الأنشطة المرتبطة بالأعمال. يتم تسجيل كافة العمليات التجارية عن طريق مستندات متنوعة، التي تشمل المعاملات المالية، بيانات الموظفين، سجلات العملاء، محاضر الاجتماعات، وعملية التوظيف. عبر موقعنا، سنستعرض مختلف أنواع المستندات المهمة.
تصنيفات المستندات
يوجد عدة أنواع من المستندات التي تشكل عنصراً أساسياً في سير الأعمال، ويمكن تصنيفها على النحو التالي:
1- مستندات الأعمال
تُستخدم مستندات الأعمال لتقييم الأداء من جوانب متعددة. تلعب هذه المستندات دوراً حيوياً في اتخاذ القرارات عبر توفير البيانات اللازمة. من ضمنها الرسوم البيانية، أرقام المبيعات، بالإضافة إلى تسجيل بيانات العملاء الجدد ومعلومات عن الشركات المنافسة، مما يجعلها من أكثر المستندات شيوعاً.
2- مستندات التوظيف
يعتبر وجود موظفين أساسياً لنجاح أي عمل. تساهم مستندات التوظيف في تنظيم معلومات الموظفين، بما في ذلك جمع التوقيعات والشروط المتعلقة بالقبول في الوظيفة، ووصف طبيعة العمل. كما توضح المستندات الالتزامات المترتبة على الشركة والموظفين، مما يعزز من مصلحة الجميع.
3- مستندات الشركات
تشمل مستندات الشركات الوثائق القانونية التي تحدد طبيعة الأعمال التي تقوم بها الشركة. تتضمن هذه الوثائق اللوائح الداخلية والخارجية، ويتم توضيحها وفقاً للقواعد التي تحددها الشركة بهدف تسهيل حركة العمل. تُستخدم كذلك في الإجراءات القانونية المتعلقة بالأفراد أو الكيانات، رغم أنها غير شائعة بالمقارنة مع باقي المستندات.
4- مستندات الاجتماعات
مع مرور الوقت، تُعقد الاجتماعات في معظم الشركات. هنا تبرز أهمية مستندات الاجتماعات، حيث تتيح الاطلاع على محاضر الاجتماعات السابقة، الاتفاقيات، القرارات، والنقاشات، إضافة لتحديد المواضيع التي يجب معالجتها والقرارات السابقة.
أمثلة على مستندات الأعمال
تسليم المستندات بين الأطراف يُعرف بالمعاملة. تتنوع طرق تسليم المستندات، ففي بعض الأحيان تُقدم على شكل فواتير، أو عبر البريد الإلكتروني. إليك بعض الأمثلة على هذه المستندات:
1- الفاتورة
عند البيع أو الشراء، تتعامل مع المعاملات الائتمانية التي تُسجل كل عملية تقوم بها. تعتبر الفاتورة وثيقة تؤكد حقوقك عند شراء أو بيع أي منتج.
2- الإيصال
في المعاملات المالية، يُفضل الاحتفاظ بالإيصال كدليل يثبت عملية الدفع. تُصدره الجهة المباعة سواء كنت تاجرًا أو مشتريًا، ويؤكد إتمام العملية المالية.
3- القسيمة
تُستخدم القسيمة في التعاملات البنكية لضمان الحقوق المالية. تشمل المعاملة ثلاثة أطراف: البنك، المشتري، والبائع، أو قد تتم بين طرفين عند التعامل مباشرة مع البنك.
لقد قمنا بعرض مستندات الأعمال وأنواعها، ودورها المهم في حياتنا اليومية، حيث تسهل العديد من العمليات وتضمن الحقوق، فضلاً عن تسجيل كافة البيانات والإجراءات والقوانين التي يتعين الالتزام بها.
