التخطيط
يُعتبر التخطيط من الوظائف الحيوية في مجال الإدارة، حيث يركز على الربط الوثيق بين عنصرين أساسيين: الأول هو المستقبل، والثاني هو الأهداف والوسائل المطلوبة لتحقيق تلك الأهداف. ومن هنا ينبثق مفهوم الخطة، التي تُعتبر قرارًا شاملًا ومفصلًا. لتحقيق النجاح في عمليات التخطيط، من الضروري فهم الهدف من هذه العملية أو الحاجة إليها، بالإضافة إلى كيفية تنفيذها.
أهداف التخطيط
- يهدف التخطيط إلى تحديد وتوضيح ما يجب القيام به على مدار فترات زمنية قصيرة أو طويلة الأجل.
- يساعد التخطيط في تقييم القدرة على الالتزام بالخطة الموضوعة، مما يعكس الإنجازات المحققة والمهام التي لم تُنجز بعد.
- كما يسعى التخطيط أيضًا إلى توفير حلول للمشكلات الناتجة عن عدم إنجاز المهام، مع تحديد مواضع الخلل لمعالجتها.
عملية التخطيط
تمر عملية التخطيط بعدة مراحل يمكن تلخيصها فيما يلي:
- تحديد الأهداف: الأهداف تمثل الغايات التي تسعى إليها المؤسسة، وتُوجه كافة الأنشطة الإدارية بما في ذلك التخطيط. هناك نوعان من الأهداف: الأهداف العامة التي تُحدد على مستوى المؤسسة، والأهداف الجزئية على مستوى الوحدات الإدارية.
- دراسة التغيرات في العوامل البيئية: من المهم أن تهتم المؤسسات بدراسة العوامل البيئية الخارجية نظرًا لتأثيرها على نمو المؤسسة وأرباحها.
- وضع خطة وإقرارها: تُحول الأهداف المحددة إلى خطط تتبع في المؤسسة، وتتطلب هذه الخطط موافقة من الإدارات العليا أو الجهات المعنية لضمان اعتمادها.
- تنفيذ الخطة ومتابعتها: يتم تنفيذ الخطة لتقييم تأثيرها وقابليتها للتطبيق داخل المؤسسة. وتُستخدم المعلومات المستخلصة من هذه النتائج لرسم خطط جديدة أو تعديل الخطط القائمة.
متغيرات يجب أن يراعيها التخطيط
أدت زيادة عدد المؤسسات وظهور متغيرات متعددة إلى الحاجة الملحة للتخطيط. تشمل هذه المتغيرات ما يلي:
- التغير التكنولوجي: يُعد التغير التكنولوجي من العوامل الأساسية التي يجب التخطيط بشأنها، حيث تؤثر التطورات في الأجهزة والمعدات على الإنتاجية. لذلك، من الضروري التخطيط للتكيف مع هذه التغيرات لزيادة الإنتاجية والاستمرار.
- التغير في السياسات الحكومية: يعتبر التكيف مع السياسات الحكومية أمرًا ضروريًا، حيث تشمل القوانين مثل قوانين العمل، وضريبة الدخل، وقانون تشجيع الاستثمار، وقانون الشركات. يهدف التخطيط إلى ضمان توافق أوضاع المؤسسة مع المزايا التي يمنحها القانون.
- التغير في النشاط الاقتصادي العام: يهدف التخطيط إلى التكيف مع تغيرات النمو الاقتصادي، واستكشاف فرص جديدة، بالإضافة إلى التكيف مع حالات الركود أو أي تحديات قد تؤثر على المشاريع الاقتصادية.
- التغير في درجة المنافسة وطبيعتها: تستلزم المنافسة من كل شركة التفكير في خطط تسويقية تنافسية تشمل السلع، والأسعار، وقنوات التوزيع، والحملات الترويجية.
- التغير في المعايير والاتجاهات الاجتماعية: تؤثر التغيرات في هذه المعايير على إدارة الشركة واستراتيجياتها، مما يستدعي تخطيطًا يضمن التوافق بين هذه التغيرات وبيئة العمل.
- التغير في الموارد البشرية والطبيعية: تتأثر الموارد البشرية بالهجرة، والتوزيع السكاني، والفئات العمرية، في حين تتغير الموارد الطبيعية مثل المواد الخام والمعادن. لذا يحتاج التخطيط إلى إيجاد حلول تتماشى مع هذه التغيرات المهمة.
