الهيكل التنظيمي
يُعرّف الهيكل التنظيمي (Organizational Structure) بأنه مخطط يمثل خطوط السلطة، الحقوق والواجبات داخل المنظمة والعاملين فيها. يقوم الهيكل التنظيمي على الأهداف والاستراتيجيات التي تسعى المنظمة لتحقيقها. يعرفه البعض أيضاً بأنه مجموعة من المهام، العمليات والتواصلات التي تربط العناصر والمجموعات المختلفة لأداء عمل معين. من خلال الهيكل التنظيمي، يتم ممارسة الإدارة لوظائفها بوضوح حيث يوضح الأقسام الإدارية والوحدات التي تتكون منها المنظمة. يتألف الهيكل التنظيمي من مستويات متعددة، ويتخذ شكل هرم، حيث ترتبط المستويات بخطوط السلطة، وتنتقل التعليمات والأوامر عبرها. كما يحدد الهيكل التنظيمي كيفية توزيع الأدوار، المسؤوليات والسلطات، مما يسهم في تحقيق تدفق المعلومات بين المستويات الإدارية المختلفة.
أنواع الهياكل التنظيمية
تتباين الهياكل التنظيمية الموجودة في المؤسسات وفقاً لأهداف المؤسسة، سلم الرواتب وتقسيم العمل. ومن أبرز أنواع الهياكل التنظيمية ما يلي:
الهيكل التنظيمي الوظيفي
يعرف أيضاً الهيكل الوظيفي البيروقراطي، حيث يُخصص كل موظف في المؤسسة لوظيفة واحدة، مع وضوح الأدوار والمسؤوليات. يُحدد الهيكل الوظيفي وفقاً للتخصص، حيث يتم تقسيم المؤسسة إلى أقسام مثل: قسم المبيعات، قسم المحاسبة وقسم خدمة العملاء. يتمتع الهيكل الوظيفي بمزايا وعيوب متعددة كما يلي:
- مزايا الهيكل الوظيفي:
- توافر التخصصية في الوظائف، الأقسام والدوائر، مع وجود خبراء ومختصين في جميع المجالات.
- تسهيل عملية الرقابة والإشراف على الأقسام داخل المنظمة.
- يساهم في حل قضايا المنظمة من خلال تمكين الرئيس الإداري وتوفير الدعم الإداري والفني.
- إمكانية تدريب الموظفين على إتمام المهام والأعمال، وتمكين المشرفين من مراقبة الأداء.
- عيوب الهيكل الوظيفي:
- صعوبة تواصل الأقسام مع بعضها البعض ضمن الهيكل الوظيفي.
- الغموض في تحديد السلطات والمسؤوليات مما يؤدي إلى تملص الأفراد من المسؤوليات بسبب الازدواجية بين الفنيين والتنفيذيين.
- الفوضى الإدارية الناتجة عن عدم القدرة على تطبيق النظام في المستويات الدنيا من الهيكل.
الهيكل التنظيمي التنفيذي
في الهيكل التنظيمي التنفيذي، تكون السلطة مركزية، حيث تقتصر على أعلى مستوى في المنظمة. يكون هناك رئيس واحد يتولى مسؤولية اتخاذ القرارات والأوامر. تسير خطوط السلطة في هذا الهيكل من الأعلى إلى الأسفل بطريقة مباشرة، حيث تتلقّى المستويات الأدنى أوامر وتعليمات مباشرة من الرؤساء. يُتميز هذا الهيكل بالوضوح والبساطة، ولكن هناك بعض العيوب مثل:
- نقص التعاون والتنسيق بين الإدارات.
- الحاجة إلى التخصصية في العمل، وفصل الوظائف الإدارية عن الفنية.
- تحمل المسؤولين في المستويات العليا مهام تفوق طاقاتهم، حيث يتعاملون مع المسائل الإدارية والفنية بشكل مركّز.
الهيكل التنظيمي الاستشاري
يجمع الهيكل الاستشاري بين الهيكلين التنفيذي والوظيفي، حيث تتمركز السلطة بشكل موحد. يستفيد الهيكل الاستشاري من مبدأ التخصصية في العمل ويضم خبراء ومختصين يقدمون الدعم والمشورة للرؤساء الإداريين. ومن مزايا وعيوب هذا الهيكل ما يلي:
- مزايا الهيكل الاستشاري:
- اعتماده على مبدأ التخصصية.
- دعم الخبراء والفنيين للرؤساء الإداريين، مما يعزز من قدرتهم على اتخاذ القرارات.
- توفير معلومات تساعد في عمليات اتخاذ القرار.
- تطوير وزيادة خبرات الإداريين المخولين بالسلطة.
- عيوب الهيكل الاستشاري:
- صراعات محتملة بين الإداريين والفنيين بسبب احتكاكهم المستمر.
- رغبة الفنيين في ممارسة السلطة التنفيذية مما يؤدي إلى ازدواجية في السلطات وصعوبة في تتبعها.
الهيكل التنظيمي الشبكي
يتسم الهيكل الشبكي بإشراف مجموعة صغيرة من المديرين التنفيذيين على الأعمال التي تُنجز داخل المنظمة، وتنظيم علاقات معينة مع منظمات أخرى تتولى عمليات مثل الإنتاج، النقل والتسويق. ومن ميزات وعيوب الهيكل الشبكي ما يلي:
- ميزات الهيكل الشبكي:
- إمكانية استخدام موارد خارجية قد تحتاجها المنظمة مثل المواد الخام.
- تحسين الجودة من خلال الاستعانة بخبراء مختصين.
- عيوب الهيكل الشبكي:
- نقص الرقابة المباشرة، مما يؤثر على قدرة الإدارة العليا على السيطرة على العمليات.
- زيادة المخاطر المرتبطة بأعمال المنظمة بسبب احتمالية عدم التزام المقاولين بتنفيذ الاتفاقيات.
أهمية الهيكل التنظيمي
يمتلك الهيكل التنظيمي أهمية كبيرة تنعكس في عدة جوانب، ومنها:
- يساعد الهيكل التنظيمي في نمو واستمرارية عمل المنظمة بفضل الوضوح والتركيز.
- يُنظم تدفق القيادة والسلطة، مما يمنح كل موظف في المنظمة تصوراً واضحاً عن واجباته والمشرفين عليه.
- يساعد الهيكل التنظيمي في تحليل وفهم العمل، بالإضافة إلى معرفة الوضع الراهن للمنظمة.
- يرتب العلاقات داخل المنظمة.
- يساعد الهيكل التنظيمي في الوصول للأهداف، ويعتبر أحد الأدوات الإدارية الأساسية.
- يساهم في توضيح الأقسام، المستويات الإدارية، الدوائر، والشعب، وكذلك المسؤوليات الموكلة لكل منها.
- يعتبر الهيكل التنظيمي وسيلة لتوضيح تاريخ المنظمة وتطورها الوظيفي على مدى فترات زمنية معينة.
- يساعد في الكشف عن الأخطاء التنظيمية ومعالجتها، من خلال تسليط الضوء على العلاقات غير الصحيحة والازدواجية في المهام.
- يساعد الهيكل التنظيمي في تدريب الموظفين الجدد على التعرف على أقسام المنظمة وموقعهم المحدد فيها، بالإضافة إلى توضيح علاقاتهم برؤسائهم وزملائهم.
مبادئ تصميم الهيكل التنظيمي
عند تصميم أو تطوير الهيكل التنظيمي، يجب أخذ عدة مرتكزات وأسس بعين الاعتبار، والتي تمثل نقاط مرجعية في اتخاذ القرار بشأن الأمور التنظيمية. من هذه المبادئ:
- مبدأ التخصصية في العمل (Departmentalization): حيث يجري تجميع الأعمال المتشابهة وذات التخصص الواحد في قسم واحد لتحقيق أقصى كفاءة ممكنة.
- مبدأ الأهمية النسبية للأنشطة الرئيسية (Main Functions Relative Importance): وهو إعطاء الأولوية للأنشطة الأساسية التي تحقق أهداف المنظمة.
- مبدأ التجانس، والتكامل (Integration and Harmony): من خلال تجميع الأعمال التي تتكامل وتتجانس في قسم تنظيمي واحد، مما يحقق الفعالية في الأداء وسلاسة تدفق المعلومات وبالتالي إنجاز الأهداف والمهام.
