تطوير خطة عمل فاعلة
تُعد هذه المرحلة أحد أبرز الخطوات الضرورية لتحسين وتطوير قسم المشتريات، حيث تسهم في تحليل الأهداف التجارية وتحويلها إلى أهداف شراء محددة. يتطلب ذلك أيضًا تحديد الموارد والأدوات اللازمة لضمان تنفيذ خطة العمل بكفاءة. لا ينبغي إغفال المخاطر والأزمات المحتملة التي قد تعترض سير هذه الخطة، مما يفرض ضرورة وضع حلول استباقية لتجنبها قبل حدوثها. هذا النهج يساهم في تحقيق الأهداف المرجوة من خطة العمل، بالإضافة إلى توثيق البرامج التشغيلية وربط الأهداف المحددة باستراتيجيات الشراء المعتمدة.
تحليل الوضع الراهن للمؤسسة
تُعتبر هذه المرحلة إحدى الخطوات الأولية التي ينبغي القيام بها قبل بدء تطوير قسم المشتريات. يتطلب ذلك تقييم الوضع الحالي للمؤسسة وفهم هيكلها التنظيمي من خلال مراجعة الجداول الزمنية للإنتاج وميزانيات المؤسسة والأهداف المرجوة. هذه الخطوات تساهم في تحديد الاحتياجات الضرورية واكتشافها قبل الشروع في مرحلة التطوير والتحسين.
تحديد نقاط القوة والضعف
يتوجب دراسة قسم المشتريات من خلال تقييم كفاءة وفعالية أداء موظفيه، لضمان التعرف على المجالات التي تحتاج إلى تحسين وتطوير. تعتبر نقاط الضعف عائقًا أمام تحقيق الأهداف التجارية المخطط لها، حيث تؤثر سلبًا على قدرات ومهارات الفريق، مما يؤدي إلى ظهور فجوات في الأداء التي تحتاج إلى معالجة. يمكن التغلب على هذه الفجوات من خلال تنظيم دورات تدريبية للموظفين في مجال إدارة المشتريات، أو عبر تقديم فرص للالتقاء مع ذوي الخبرة في هذا القطاع للاستفادة من معارفهم.
قياس أداء إدارة الشراء
يمكن تقييم أداء إدارة الشراء كمؤشر على نجاح قسم المشتريات من خلال العناصر التالية:
- خفض التكلفة: يتم تحقيق ذلك من خلال مقارنة التكلفة الحالية لعنصر ما بتكلفة شرائه السابقة، بحيث يكون من الضروري أن تكون التكلفة الحالية أقل من السابقة.
- تحسين الجودة: يتم ذلك بمقارنة جودة المنتج الحالي بجودة المنتج السابق، مع الانتباه لأي تحسينات يمكن أن تعزى إلى تنفيذ استراتيجيات جديدة مثل تغيير المورد أو التفاوض مع المورد الحالي.
- تقليل تكاليف النقل: يعد تقليل تكاليف النقل مؤشراً على فعالية العملية الشرائية، ويتم ذلك من خلال تنفيذ استراتيجيات جديدة تتطلب التفاوض مع شركات النقل ومقارنة الأسعار المطروحة وعقد المناقصات للحصول على أفضل الخدمات بأقل الأسعار.
