قد يُطلب من الطلاب أو الموظفين في بعض الأحيان إعداد تقرير دون أن تتوفر لديهم المعرفة الكافية بكيفية كتابته بشكل دقيق. هذا الأمر قد يؤثر سلبًا على موقعهم الأكاديمي أو المهني. لذا، في مقالنا هذا، سنستعرض خطوات كتابة التقرير، بالإضافة إلى أهميته وأنواعه.
أهمية كتابة التقرير
لفهم كيفية كتابة تقرير فعّال، يجب أولاً توضيح مفهوم التقرير نفسه. فهو وثيقة تتناول دراسة قضية أو مشكلة معينة بناءً على معلومات وبيانات محددة، وتهدف إلى تقديم أفكار تتعلق بتلك الدراسة.
تعتبر الفوائد العائدة من التقرير كمؤثر مباشر على المسارات العملية والدراسية، وأهميته تكمن في النقاط التالية:
- يعد التقرير مصدرًا حيويًا للمعلومات.
- يُعتبر أداة فعالة لتقييم الأداء والأنشطة في ميدان العمل.
- يعمل كوسيلة لإعلان نشاطات المؤسسات وتوثيقها قانونياً.
- يساعد في تسريع إنجاز الأعمال، مما يوفر الوقت والجهد.
- يعد نموذجًا مُصغّرًا للبحث العلمي في السياق الأكاديمي.
كيفية كتابة التقارير
لإنشاء تقرير متميز، يجب اتباع الخطوات التالية:
- حدد هدفك من كتابة التقرير، والذي غالبًا يتضمن تقديم معلومات وحقائق محددة.
- اعرف ما يحتاجه القارئ، وضمان عرض المعلومات بشكل يهمه ويخدمه.
- اجمع المعلومات والأفكار اللازمة لتقريرك.
- قم بكتابة مسودة أولية تشمل الأفكار والحقائق التي قمت بجمعها بدقة.
- حدد الأفكار الرئيسية في تقريرك لتجنب التشتت أثناء الكتابة.
- راجع المسودة ناظراً في الأخطاء اللغوية والإملائية.
أنواع التقارير
تتنوع التقارير وفقًا للغرض من إنشائها، وفيما يلي بعض الأنواع الأكثر شيوعًا:
- التقارير غير الرسمية: تتكون من مقدمة، ومناقشة، وخاتمة.
- التقارير الرسمية: تتميز بتعدد عناصرها ودقتها، مثل الرسائل العلمية.
- التقارير الدورية: تهدف إلى نقل المعلومات المتعلقة بقرارات وأهداف المؤسسة، وتُفضل أن تكون شاملة ومختصرة.
- تقارير التفتيش: تركز على تقييم العقارات والمباني التجارية أو السكنية.
إطار كتابة التقارير
على الرغم من تنوع أساليب كتابة التقارير، تشترك جميعها في إطار عام يشمل الأجزاء التالية:
- صفحة العنوان: تحتوي على رقم التقرير، أسماء المؤلفين، تاريخ الإنشاء، وعدد الصفحات، وقد تتضمن معلومات الاتصال.
- الفهرس: يعمل كجدول محتويات يضم أقسام التقرير ومحتوياته المختلفة، بما في ذلك الرسوم البيانية.
- المقدمة: تقدم نظرة عامة على المؤسسة ومشاريعها.
- التقييم: يتناول مناقشة النتائج بشكل مفصل، سواء بالأرقام والإحصائيات أو بالتعبير الكتابي.
- التوصيات: تشمل اقتراحات التقرير بشأن القضية المعنية.
- الملاحق: تتضمن كافة المستندات المرفقة بالتقرير، مثل الصور والفيديوهات والمقالات.
خصائص التقرير الجيد
يتميز التقرير الجيد بمجموعة من الخصائص المهمة، منها:
- وضوح الهدف من كتابة التقرير.
- الإيجاز والشمولية، بما يسهل عملية نقل الرسالة.
- أسلوب لغوي واضح وسلس، بعيد عن التعقيد والغموض.
- استناد التقرير إلى وثائق ومراجع تدعم محتواه.
- احتواؤه على مرفقات توضيحية مثل الصور والرسوم البيانية.
- الحرص على الدقة وعدم تضمين معلومات خاطئة أو مضللة.
- التركيز على المعلومات القيمّة دون الخوض في تفاصيل غير ضرورية.
- الكتابة بلغة واضحة وبأسلوب مباشر.
- قدرة التقرير على الإقناع بطريقة جذابة ومشوقة.
- الحيادية والموضوعية، وتجنب التعبير عن آراء شخصية.
بهذا نكون قد تناولنا كيفية كتابة التقارير بشكل منهجي وبسيط، مع عرض مختلف الأنواع وإطار كتابتها، فضلاً عن تسليط الضوء على خصائص التقرير الجيد وأهمية كتابته بشكل عام.
